Onboarding i offboarding pracownika: jak nie zgubić laptopa (i danych) po drodze

Przyjęcie nowego pracownika do zespołu to dla działu HR i administracji duże wyzwanie organizacyjne, ale prawdziwym testem sprawności procesowej jest rozstanie z pracownikiem. Statystyki są nieubłagane: o ile onboarding przebiega zazwyczaj pod znakiem entuzjazmu i dużej uwagi, o tyle offboarding bywa chaotyczny, pośpieszny i obarczony ogromnym ryzykiem utraty firmowego mienia oraz wrażliwych danych.

Laptopy, telefony, tablety czy akcesoria biurowe potrafią "utknąć" u byłych pracowników na długie miesiące. Czasem wynika to ze złej woli, jednak znacznie częściej jest efektem braku jasnych procedur i odpowiednich narzędzi wewnątrz firmy.

Dlaczego offboarding jest trudniejszy niż onboarding?

Podczas onboardingu motywacja obu stron jest bardzo wysoka. Nowy pracownik chce jak najszybciej otrzymać narzędzia pracy, a firma dba o to, by od pierwszego dnia czuł się zaopiekowany. Proces ten jest naturalnie zaplanowany w czasie.

W przypadku offboardingu sytuacja ulega odwróceniu. Pojawia się presja czasu (zwłaszcza przy nagłych rozstaniach), emocje, a odchodzący pracownik skupia się na przekazaniu obowiązków merytorycznych, a nie na formalnościach sprzętowych. Administracja często dowiaduje się o odejściu pracownika za późno, co uniemożliwia sprawne odebranie sprzętu w ostatnim dniu pracy – zwłaszcza przy coraz powszechniejszym modelu pracy zdalnej.

Najczęstsze grzechy główne procesów sprzętowych

Brak rzetelnej listy przypisanych zasobów – administracja wie, że pracownik miał laptopa, ale zapomina o dodatkowym monitorze, słuchawkach, klawiaturze czy modemie LTE, które również były na stanie
Brak pisemnego lub cyfrowego potwierdzenia zwrotu – sprzęt zostaje oddany "koledze z biurka obok" lub zostawiony na recepcji bez żadnego pokwitowania; w razie zaginięcia urządzenia brak winnego
Brak procedur czyszczenia danych – urządzenie trafia do szafy lub bezpośrednio do kolejnego pracownika bez uprzedniego profesjonalnego wyczyszczenia dysku i usunięcia kont firmowych, co stanowi bezpośrednie złamanie przepisów RODO i naraża firmę na wyciek tajemnic przedsiębiorstwa

Checklista idealnego procesu lifecycle

Onboarding — krok po kroku

Przygotowanie – dobór sprzętu pod rolę, instalacja oprogramowania, nadanie uprawnień
Przekazanie – dostarczenie sprzętu (kurier/osobiście) przed pierwszym dniem pracy
Formalizacja – podpisanie cyfrowego protokołu odbioru (z numerami seryjnymi)
Bezpieczeństwo – przeszkolenie pracownika z zasad bezpieczeństwa IT (cybersecurity)
Aktualizacja bazy – przypisanie sprzętu do profilu pracownika w systemie ewidencji

Offboarding — krok po kroku

Przygotowanie – generowanie listy wszystkich przypisanych urządzeń i akcesoriów
Zwrot – organizacja odbioru (np. zamówienie kuriera po odbiór z domu pracownika)
Formalizacja – podpisanie protokołu zwrotu i weryfikacja stanu technicznego urządzenia
Bezpieczeństwo – zdalne zablokowanie kont, wyczyszczenie danych z dysków (wipery RODO)
Aktualizacja bazy – oznaczenie sprzętu jako "wolny" w magazynie lub odesłanie do Plenti

Jak Plenti Enterprise automatyzuje ten proces?

Projektując Plenti Enterprise, postawiliśmy sobie za cel maksymalne odciążenie działów HR i administracji z logistycznego koszmaru, jakim jest dystrybucja i odbiór sprzętu od pracowników. W naszym systemie cały cykl życia urządzenia (lifecycle) jest w pełni zautomatyzowany:

Wysyłka bezpośrednio do pracownika – nie musisz magazynować sprzętu ani organizować wysyłek kurierskich. Przy onboardingu wskazujesz adres pracownika (nawet jeśli pracuje zdalnie na drugim końcu kraju), a my dostarczamy w pełni przygotowany komputer bezpośrednio do jego rąk
Automatyczny obieg dokumentów – system sam generuje cyfrowy protokół, dba o jego podpisanie przez pracownika online i archiwizuje go w bezpiecznej chmurze
Wygodny offboarding kurierski – gdy pracownik odchodzi, jednym kliknięciem w panelu zamawiasz kuriera, który odbiera od niego sprzęt. Komputer trafia do nas, gdzie przechodzi profesjonalny audyt techniczny oraz certyfikowane czyszczenie danych. Ty nie musisz robić zupełnie nic

Puenta: sprawny offboarding buduje profesjonalny wizerunek firmy

To, jak firma żegna się z pracownikiem i jak zarządza swoimi zasobami w tym trudnym momencie, świadczy o jej dojrzałości biznesowej. Zautomatyzowanie tych kroków pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć nieporozumień i zabezpieczyć najcenniejsze aktywa firmy – sprzęt oraz poufne dane.

Chcesz wdrożyć bezstresowy proces onboardingowy i offboardingowy w swojej organizacji? Zobacz, jak łatwo możesz to osiągnąć z naszą platformą: odwiedź sekcję Zarządzanie cyklem życia sprzętu oraz dowiedz się więcej na podstronie Korzyści onboardingu z Plenti. Przekonaj się sam, jak działa nowoczesne zarządzanie flotą IT!